Egy friss kutatás szerint elégedetlenebbek azok, akik e-mailek ezreit hagyják olvasatlanul. A kutatók arra voltak kíváncsiak, hogyan kezelik ügyeiket a résztvevők: kiderült, hogy a többség a számláikat, előfizetéseiket és egyebeket is online rendezi le. A legtöbb válaszadó a dokumentumokat az e-mailben hagyta, csak a felük mentette el a számlákat és egyebeket más helyre, például a számítógépére vagy a felhőbe. A rendezetlen postaláda azonban szintén problémákhoz vezetett, többek között a számlák elfelejtéséhez és fontos levelezések elvesztéséhez - írják a szerzők a The Conversation oldalán.
Az tény, hogy e-mailen keresztül megkapni a számlákat és más hivatalos dokumentumokat egyszerűbb és gyorsabb, mint a hagyományos levelezés, és felesleges papírhasználattal sem jár. Ugyanakkor kockázatos lehet, ha valaki nem tartja kézben az elektronikus nyilvántartásai. A kutatásban résztvevő válaszadók olyan problémákról számoltak be, mint például a gépjármű-regisztráció elévülése, hogy elfelejtették lemondani a már nem kívánt előfizetéseket. Más elintéznivalókat is figyelmen kívül hagytak, mert túl sok gondot okozott a bizonylatok megtalálása. Ez és például a későn észrevett befizetendő bírságok elmulasztása többszáz dollárjába kerülhet az érintetteknek. A sok rendezetlen e-mail azt is meg tudja nehezíteni, hogy valaki összegyűjtse a szükséges dokumentumokat például egy hitelkérelemhez.
A kutatásban több mint 300 ember vett részt, főleg Ausztráliából, de az Egyesült Királyságból, Portugáliából, Svájcból és az Egyesült Államokból is érkeztek válaszok.
A megkérdezettek kétharmada az e-maileket személyes nyilvántartások, például számlák, nyugták, előfizetések és egyéb adatok kezelésére használja. Miután megnyitják az e-mailjeiket, körülbelül a felük mappákba rendezi azokat, míg a másik felük mindent a postaládában hagy.
Bár a legtöbben a munkahelyi leveleiket mappákba rendezték, a személyes fiókjuknál erre nem figyeltek.
Az is kiderült, hogy azoknak a válaszadóknak csak a fele (52%) volt elégedett a dokumentumai kezelésével, akik az összes e-mailt a postafiókjukban hagyták, szemben az e-maileket mappákba rendező válaszadók 71%-ával.
Azon válaszadók 83%-a, akik a felhőbe (Google Drive, iCloud, Dropbox, stb.) mentették a dokumentumaikat, elégedettek voltak a személyes ügyintézéseikkel.
A szerzők ugyanakkor hozzátették, hogy még további kutatásokra lesz szükség annak megerősítésére, hogy megállapításaink általános érvényűek-e.
Jobb, ha rendezzük a levelezést
A válaszok alapján három fő problémát állapítottak meg:
- A felhasználók nem tudják követni, milyen elintézendő feladataik vannak. Egy befizetendő számla így könnyen elsikkadhat.
- Ha egyedül arra hagyatkozunk, hogy majd visszakeressük a levelezésünkben a szükséges információt, ahhoz azt is tudni kell, hogy mit keresünk. Például emlékeznünk kell arra, hogy valamit honnan rendeltünk, ha a számláját keressük.
- Sok számla és más dokumentum nem csatolmányként érkezik, hanem az e-mailen belül található linkként, amiket egy idő után nem feltétlenül lehet megnyitni. Így elveszhetnek olyasmik is, amik később fontosak lehetnek, például az előző munkáltatóktól érkezett bérszámfejtési jegyzékek.
Így lehet megoldani
A szerzők az alábbiakat tanácsolják azoknak, akiknek gondjaik vannak a levelezésük nyomon követésével:
- Rendezzük mappákba a beérkező e-maileket a fiókunkban, vagy a felhőben.
- Mentsük le a számlákat és más dokumentumokat a gépünkre. A fontos elintéznivalókat jegyezzük fel a naptárunkba.
- Törüljük ki a levélszemetet, és iratkozzunk le a felesleges hírlevelekről.
