Európa legnagyobb irodabútor gyártója, a svéd Kinnarps a változásokhoz igazodva az eddigi megoldásoktól eltérő irodakialakítási koncepciót vezetett be - amely a cég budapesti irodaházában, a Kinnarps House-ban is megtekinthető.
A Next Office az úgynevezett aktivitás alapú munkavégzéshez igazodik. Ennek lényege, hogy szakít azzal az irodakialakítási felfogással, hogy mindenkinek saját íróasztala legyen. Ehelyett rugalmas és a tevékenységekhez igazított munkakörnyezet kialakítására van szükség, figyelembe véve a szervezet és a munkatársak igényeit, illetve az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges fizikai környezetet és a technológiai igényeket.
Jobb, ha nincs saját íróasztal?
Mint a Soltész Tiberius, a Kinnarps magyarországi irodájának vezetője elmondta, a folyamatosan fejlődő mobil technológia azt jelenti, hogy bárhol és bármikor tudunk dolgozni, ez pedig megváltoztatja a munkavégzési módszereinket és annak helyszínét is, vagyis az irodákat. Ez szükségessé tette az iroda fogalmának újragondolását. Felmérések is igazolják, hogy a személyes munkaállomások iránti igény csökkenésével előtérbe kerültek a rugalmasan alakítható, inspiráló munkakörnyezetek. A 21. századi elvárásoknak megfelelő munkakörnyezet kialakítása a változásról szól, amely az enteriőrön túl más területeket is érint. Svéd és brit kutatások szerint a munkahelyek 30-40 százaléka nincs kihasználva, a nap 50 százalékában nem is vagyunk az íróasztalunknál, ráadásul az ötletek 80 százaléka nem az irodán belül születik.
Mint Soltész Tibériusz lapunknak kifejtette, a munkahely ma már egy találkozóhely, ahol ötletelünk, ráadásul a munkaköröket is egyre inkább felváltják a projektmunkák, amelyekben akár négy generáció is együtt dolgozik - az új koncepció ehhez a változáshoz alkalmazkodni képes munkateret kínál. Kutatások alapján azoknál a cégeknél, ahol bevezették a Next Office-t - első sorban Hollandiában és a skandináv államokban - nem csak költségeket spóroltak (például 65 százalékkal kevesebbet nyomtatnak, hiszen inkább megbeszélik személyesen), de például a betegállomány aránya is csökkent .
Új munkavégzés, új iroda
A tevékenység alapú munkavégzés amellett, hogy teljesen testre szabható megoldást nyújt az egyterű irodák sokak által tapasztalt problémáira, úgymint a zaj, a személyes tér és a koncentrált munkavégzésre alkalmas környezet hiánya, megőrzi annak pozitív hatásait is: a hatékony információáramlást, a helytakarékosságot, a flexibilitást, a bővíthetőséget. Lényege abban rejlik, hogy a különböző munkafeladatok különböző környezetben végezhetők el a legoptimálisabban, persze egyes tereknek lehet több funkciója is.
A koncepció alkalmazását éppen ezért vállalati szintű felmérés előzi meg, mellyel a Kinnarps beazonosítja az egyes munkavállalók, szervezeti egységek tevékenységeit és ahhoz kapcsolódó igényeit és ennek figyelembevételével alakítja át a tereket. Emellett segíti a vállalatok vezetőit abban, hogy megfelelő kommunikációval támogathassák munkatársaikat az új körülményekhez való alkalmazkodásban és annak hatékony használatában.
